バーチャルオフィスを契約して、勘定科目は決まった。次にぶつかるのが「会計ソフト上でどう処理するか」という実務的な問題だ。
勘定科目の選び方については別の記事で詳しく解説しているが、いざ会計ソフトを開くと「どこに入力するの？」「クレカ連携したら勝手に仕訳されるの？」「領収書ってどう保管すればいいの？」と、操作レベルの疑問が出てくる。
この記事では、バーチャルオフィスの費用を会計ソフトで効率よく管理するための具体的な方法を解説する。freee・マネーフォワード・弥生の3大ソフトそれぞれでの操作のポイント、クレカ連携による自動化の設定、そして領収書・請求書の管理まで、実務に直結する内容をまとめた。
運営者 IT系の事業を2名で運営している合同会社の代表。GMOオフィスサポートを年払いで利用中で、freeeカードも持っている。経費処理はクレカ連携でほぼ自動化している。
バーチャルオフィスの費用を会計ソフトに登録する前に決めておくこと
会計ソフトを開く前に、2つだけ決めておきたいことがある。
1つ目は勘定科目。 バーチャルオフィスの月額料金は「支払手数料」か「賃借料」のどちらかで処理するのが一般的だ。僕は「支払手数料」を使っている。どちらを選んでもいいが、一度決めたら変えないこと。これについての詳細はバーチャルオフィスの勘定科目の記事にまとめている。
2つ目は支払方法。 クレジットカード払い、口座振替、銀行振込のどれで払っているかによって、会計ソフト上の仕訳の「貸方」が変わる。クレカ払いなら「未払金」、口座振替・振込なら「普通預金」だ。
この2点さえ決まっていれば、あとは会計ソフト上でルーティン化するだけだ。
freee でのバーチャルオフィス費用の仕訳方法
freee（フリー）はクラウド会計ソフトのシェアNo.1だ。個人事業主から法人まで幅広く使われている。
手動で仕訳を登録する場合
freeeの「取引の一覧・登録」画面から手動で入力する場合、以下のように設定する。
- 収支: 支出
- 決済: 完了（口座振替・振込の場合）/ 未決済（クレカ払いの場合）
- 口座: 利用しているクレジットカードまたは銀行口座を選択
- 勘定科目: 支払手数料（または賃借料）
- 金額: 月額料金（例: 2,750円）
- 取引先: GMOオフィスサポート（任意だが設定しておくと管理しやすい）
freeeは勘定科目を入力すると候補がサジェストされるので、最初に「支払手数料」と打ち込めばすぐ見つかる。
クレカ連携で自動仕訳する場合（おすすめ）
正直、毎月手動で同じ仕訳を入力するのは手間だ。freeeはクレジットカードの明細を自動で取り込む機能があるので、これを活用するのが圧倒的にラクだ。
設定手順はシンプルで、以下の流れになる。
- freeeの「口座」メニューからクレジットカードを連携登録する
- カード明細が自動で取り込まれるので「自動で経理」画面を開く
- GMOオフィスサポートの明細を見つけて、勘定科目を「支払手数料」に設定
- 「自動登録ルール」を作成して、次回以降は同じ仕訳が自動で適用されるようにする
この「自動登録ルール」がポイントだ。取引先名に「GMO」などのキーワードを設定しておけば、翌月以降は明細が取り込まれた時点で自動的に「支払手数料」として仕訳される。確認してワンクリックで登録するだけだ。
僕もこの方法で処理しているが、毎月の作業は本当に「確認→登録」の数秒で終わる。
僕はfreeeカード（freeeのビジネスカード）も持っているが、freeeカードで支払うとfreee上での明細反映がさらに早い。カードの利用データがほぼリアルタイムでfreeeに連携されるので、月末を待たずに仕訳を確認できる。バーチャルオフィスの支払い用に使っているわけではないが、事業用カードとしてfreeeユーザーなら検討の価値がある。
マネーフォワード クラウドでのバーチャルオフィス費用の仕訳方法
マネーフォワード クラウド会計は、金融機関との連携に強い会計ソフトだ。銀行口座やクレカの連携数が多く、複数の口座を使い分けている人に向いている。
手動で仕訳を登録する場合
マネーフォワードの「仕訳帳」または「簡単入力」画面から登録する場合の設定は以下のとおりだ。
- 借方勘定科目: 支払手数料
- 借方金額: 2,750円（税込額）
- 貸方勘定科目: 未払金（クレカ払い）/ 普通預金（振込の場合）
- 貸方金額: 2,750円
- 摘要: GMOオフィスサポート 月額料金
マネーフォワードは仕訳帳形式の入力画面が基本なので、借方・貸方を直接入力する形になる。簿記に多少なじみがある人なら直感的に操作できるだろう。
クレカ連携で自動仕訳する場合
マネーフォワードでも、クレジットカードを連携すれば明細の自動取り込みが可能だ。
- 「データ連携」メニューからクレジットカードを登録
- 取り込まれた明細を「仕訳候補」画面で確認
- 勘定科目を「支払手数料」に設定して登録
- 「仕訳ルール」を設定して、次回以降を自動化
マネーフォワードの仕訳ルールは、明細の「摘要」に含まれるキーワードをトリガーにして自動で勘定科目を割り当てる仕組みだ。「GMOオフィスサポート」や「GMO」をキーワードに設定しておけば、毎月自動で仕訳候補が作成される。
弥生会計オンラインでのバーチャルオフィス費用の仕訳方法
弥生会計は老舗の会計ソフトで、税理士との連携に強い。弥生会計オンライン（クラウド版）でも、基本的な考え方は同じだ。
手動で仕訳を登録する場合
弥生会計オンラインの「かんたん取引入力」画面から登録する。
- 取引タイプ: 支出
- 科目: 支払手数料
- 取引手段: クレジットカード（または普通預金）
- 金額: 2,750円
- 摘要: GMOオフィスサポート 月額利用料
弥生の「かんたん取引入力」は、借方・貸方を意識せずに「支出」として入力すれば自動で仕訳が作られるので、簿記の知識がなくても操作しやすい。
クレカ連携で自動仕訳する場合
弥生会計オンラインでも「スマート取引取込」機能でクレジットカード明細を自動取り込みできる。
- 「スマート取引取込」からクレジットカードを連携
- 取り込まれた明細の勘定科目を「支払手数料」に設定
- 学習機能により、同じ取引先の明細は次回以降自動で科目が設定される
弥生の場合、明示的に「ルール」を作成する画面があるわけではなく、一度設定した科目をAIが学習して次回以降に適用する仕組みだ。2〜3ヶ月もすれば、ほぼ自動で正しい仕訳が提案されるようになる。
3つの会計ソフトの比較：バーチャルオフィスの経理処理の観点から
ここまで3つのソフトを紹介したが、バーチャルオフィスの経理処理という観点で整理すると、以下のようになる。
| 項目 | freee | マネーフォワード | 弥生会計オンライン |
|---|---|---|---|
| クレカ連携 | ○ | ○ | ○ |
| 自動仕訳ルール | 明示的に作成可能 | キーワードで設定可能 | AI学習で自動化 |
| 操作の直感性 | 簿記知識不要 | 簿記知識があると◎ | かんたん入力あり |
| 領収書の電子保存 | ○（ファイルボックス） | ○（証憑管理） | ○（スマート証憑管理） |
正直なところ、バーチャルオフィスの月額料金を処理するだけなら、どのソフトを使っても大差はない。毎月同じ金額・同じ科目の仕訳を繰り返すだけなので、クレカ連携さえ設定すればどのソフトでもほぼ自動化できる。
すでに使っている会計ソフトがあるなら、わざわざ乗り換える必要はない。
バーチャルオフィスの経理処理という用途だけで会計ソフトを選ぶのはおすすめしない。事業全体の経理業務（売上管理、経費精算、確定申告・決算書作成）を考慮して選ぶべきだ。ただし、1人〜少人数で事業をやっているなら、freeeかマネーフォワードのどちらかを選んでおけばまず間違いない。
クレカ連携で自動化するための設定フロー
会計ソフトごとの操作は上で説明したが、ここではクレカ連携による自動化の「全体の流れ」をまとめておく。
ステップ1：事業用クレジットカードを用意する
バーチャルオフィスの支払いに使うクレジットカードは、事業用とプライベート用を分けるのが鉄則だ。同じカードで個人の買い物もしていると、会計ソフトに取り込まれた明細から事業用だけを選り分ける手間が発生する。
僕の場合、合同会社を設立した後に三井住友カード ビジネスオーナーズを作った。バーチャルオフィスの住所でも問題なく審査に通った。法人カードがあると経費の支払いが一本化できるので、経理処理が格段にラクになる。
ステップ2：会計ソフトにカードを連携する
使っている会計ソフトの設定画面からクレジットカードを登録する。大手のカード会社であれば、ほぼすべての会計ソフトで連携に対応している。
連携が完了すると、過去の明細も含めて自動で取り込まれる。初回は過去数ヶ月分がまとめて表示されるので、まとめて仕訳を設定してしまおう。
ステップ3：自動仕訳ルールを設定する
最初の1回だけ、GMOオフィスサポートの明細に対して「支払手数料」の勘定科目を設定する。そのうえで自動仕訳ルール（freee）や仕訳ルール（マネーフォワード）を保存すれば、翌月以降は自動で同じ仕訳が作成される。
この初期設定さえ終わればバーチャルオフィスの経費処理は「月に1回、確認ボタンを押すだけ」になる。 毎月2,750円の仕訳を手打ちするよりも、圧倒的に効率的だし、入力ミスも防げる。
バーチャルオフィスの領収書・請求書の管理方法
電子帳簿保存法への対応
2024年1月から電子帳簿保存法の電子取引データ保存が完全義務化された。バーチャルオフィスの請求書や領収書がメールやPDFで届く場合、紙に印刷して保管するだけではNGで、電子データとしても保存する必要がある。
具体的には、以下の要件を満たす形で保存する必要がある。
- タイムスタンプの付与、または訂正削除の履歴が残るシステムでの保存
- 日付・金額・取引先で検索できる状態での保管
「面倒そう…」と思うかもしれないが、実はこれも会計ソフトが解決してくれる。freeeの「ファイルボックス」、マネーフォワードの「証憑管理」、弥生の「スマート証憑管理」は、いずれも電子帳簿保存法に対応したストレージ機能を備えている。PDFの請求書をアップロードするだけで、タイムスタンプの付与や検索要件を自動で満たしてくれる。
GMOオフィスサポートの場合の管理方法
僕が利用しているGMOオフィスサポートの場合、マイページから毎月の請求明細を確認できる。
管理の流れはシンプルだ。
- 毎月の請求が確定したら、マイページから請求書（PDF）をダウンロード
- 会計ソフトの証憑管理機能にアップロード
- 対応する仕訳と紐づけ
これで電子帳簿保存法の要件もクリアできるし、税務調査で「領収書を見せてください」と言われても即座に対応できる。
クレジットカードの明細だけでも経費の証拠にはなるが、請求書や領収書があるならそちらも保管しておくのが確実だ。クレカ明細は「GMOオフィスサポート 2,750円」のように簡素な表記になることが多く、何のサービスなのか後から見てわかりにくい場合がある。請求書があれば内容が明確なので、証拠としての信頼性が高い。
年払い・複数月払いの場合の会計ソフト上の処理
バーチャルオフィスによっては、年払いで割引が受けられるサービスもある。年払いの場合、会計ソフト上の処理が少し変わるので触れておく。
原則は期間按分だ。 例えば年間33,000円を一括で支払った場合、月額2,750円ずつ12ヶ月に分けて経費計上するのが正式な処理になる。
ただし、年間の金額が数万円程度であれば、支払った時点で全額を経費に計上しても実務上は問題にならないケースが多い。厳密に処理したい場合や顧問税理士がいる場合は、税理士に確認するのが確実だ。
freeeやマネーフォワードには「前払費用」として登録し、毎月自動で取り崩す機能もある。年払いをしている場合はこの機能を使えば、手動で毎月按分する手間も省ける。
まとめ：会計ソフトのクレカ連携で、バーチャルオフィスの経費処理はほぼ自動化できる
バーチャルオフィスの費用を会計ソフトで管理する方法を解説した。
- freee・マネーフォワード・弥生、どのソフトでもクレカ連携で自動仕訳が可能
- 最初に自動仕訳ルールを設定すれば、翌月以降は確認ボタンを押すだけ
- 事業用クレカとプライベート用は分けるのが鉄則
- 領収書・請求書は会計ソフトの証憑管理機能にアップロードして電子保存
- 料金体系がシンプルなバーチャルオフィスほど、経理処理もラクになる
バーチャルオフィスの月額料金は毎月同じ金額・同じ科目の繰り返しなので、クレカ連携と自動仕訳ルールさえ設定してしまえば、ほとんど手間はかからない。最初の設定に10分かければ、その後は毎月数秒で済む。
僕はGMOオフィスサポートを年払い（年間約33,000円）でクレカ払いにして、会計ソフトで自動仕訳している。年払いなら仕訳は年1回で済むし、初期費用0円で転送料も料金に含まれているから処理がシンプルだ。料金体系がシンプルなサービスを選ぶことが、経理処理の効率化にもつながる。
バーチャルオフィスの勘定科目や費用の詳細については、バーチャルオフィスの勘定科目を解説した記事もあわせて読んでほしい。どのサービスを選ぶか迷っている方は、バーチャルオフィス主要10社の比較記事が参考になるはずだ。
